La gestion des factures constitue un pilier essentiel de toute entreprise, qu’il s’agisse d’auto-entrepreneur, de TPE ou de PME. Cependant, l’utilisation de Excel ou Word pour la comptabilité sont de plus en plus associées à des risques et à des incertitudes.
Cet article explore en détail les risques liés à la facturation avec Word ou Excel et les avantages qu’offrent les logiciels de facturation dédiés pour les entreprises.
Les limites de la facturation avec Excel ou Word
Risques potentiels
Facturer avec Excel ou Word est tolérée dans certains contextes, mais expose l’entreprise à de multiples risques :
- Erreurs de calcul
- Oublie de mentions légales
- Incapacité de suivre efficacement les relances et les factures impayées
- Émettre des documents non conformes
⚠️ Important : Ces multiples risques exposent les entreprises à des sanctions juridiques ou financières importantes
Pertes de temps et d’efficacité
Le processus de facturation manuelle entraîne des pertes de temps significatives pour les entreprises. La saisie répétitive des données, les calculs manuels fastidieux des marges et des taux de TVA peuvent sérieusement ralentir les opérations quotidiennes, impactant ainsi la productivité globale de l’entreprise. De plus, le suivi laborieux des paiements constitue une autre source de contrainte opérationnelle. Ces diverses tâches répétitives exercent une pression négative sur l’efficacité globale des opérations.
Est-il légal de facturer avec Excel ou Word ?
Selon la loi française, vous avez le droit de réaliser votre facturation sur Excel ou Word, tant que vos devis et factures respectent les conditions légales.
Cependant, une exception s’applique si vous utilisez un logiciel de caisse afin de garantir la sécurité de vos données, conformément la loi anti-fraude à la TVA de 2018. Les entreprises concernées doivent donc utiliser un logiciel de facturation certifié.
Enfin, l’utilisation d’Excel peut être perçue comme un manque de professionnalisme par les clients, et les erreurs sont courantes. Il est donc recommandé d’utiliser un logiciel de facturation professionnel pour éviter les complications.
Les avantages d’adopter un logiciel de facturation dédié
Face aux risques et aux exigences croissantes de conformité fiscale, l’adoption d’un logiciel de facturation dédié offre de nombreux avantages comme l’amélioration de l’efficacité opérationnelle ou la simplification du suivi des paiements ou des factures impayées. Tout cela en fournissant une meilleure conformité légale et fiscale.
Gains de temps et d’efficacité
Utiliser un logiciel de facturation tel que Orgapro, doté d’une interface intuitive, permet une gestion complète et automatisée des devis et factures. Par exemple, Orgapro intègre des fonctionnalités comme le stockage de vos produits et services ou la gestion de vos clients. Vous pouvez créer des devis en un clin d’oeil et les envoyer à vos clients depuis l’interface du logiciel. De plus, les factures sont créées automatiquement en fonction du devis pour éviter toute erreur. Ces fonctionnalités vous feront donc gagner du temps dans votre gestion d’entreprise.
Conformité et sécurité des données
Les logiciels de facturation dédiés offrent une conformité totale avec les normes légales et fiscales, garantissant la sécurité et l’exactitude des données émises. Ainsi, ces solutions réduisent considérablement les risques de pénalités et de vérifications fiscales approfondies, offrant ainsi aux entreprises une tranquillité d’esprit et une assurance juridique essentielles pour leur croissance et leur pérennité.
Conclusion
En résumé, bien que vous ayez le droit de facturer avec Word ou Excel, cela comporte le risque de commettre des erreurs graves et d’investir un temps considérable.
Opter pour un logiciel de gestion tel qu’Orgapro devient ainsi incontournable. Non seulement il vous fait gagner du temps, mais il vous assure également le respect des normes légales en matière de facturation, tout en permettant un suivi intelligent de votre activité.
